¿Cuándo se hace oficial un alta de un empleado?

Cumplir con el plazo reglamentario por la administración en la contratación y despido de empleados es una cuestión fundamental en la relación de cualquier empresa con la Seguridad Social. Pero, en hostelería, donde la rotación de trabajadores es importante y se producen incorporaciones y bajas con una frecuencia mayor que en otros sectores, conocer bien esta información resulta vital para asegurarnos de que, como empresas y empresarios, estamos haciéndolo de la manera adecuada.

Desde Rentabilibar vamos a contarte todo lo que necesitas saber para conocer cuándo es oficial un alta en la Seguridad Social, y también una baja, y a darte los consejos y claves que necesitas conocer para que no se te pase nada a la hora de gestionar el inicio o cese de prestaciones de servicios de tus empleados con la Tesorería General de la Seguridad Social.

Qué son un alta, una baja y cuáles son sus características

Las definiciones oficiales del concepto de alta y baja, de acuerdo con el material incluido en el aula de la Seguridad Social, dentro del área de profesores, así como las características que se asocian a ambos conceptos, indican que “el alta es un acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a la persona que inicia una actividad su condición de incluida en el campo de aplicación de un determinado Régimen de la Seguridad Social, en función del tipo de actividad desarrollada, con los derechos y obligaciones correspondientes”. Se trata de un acto obligatorio, que no se puede eludir y que afecta tanto a trabajadores asalariados (si contratamos personal) como a trabajadores autónomos (si trabajamos como no asalariados).

De otra parte, cuando el caso es el contrario y lo que se produce es un cese de actividad, “las bajas son actos administrativos por los que se extingue la relación jurídica de Seguridad Social”, es decir, que ponen final al registro de un trabajador como tal para una empresa determinada o como autónomo y para con la Seguridad Social. Existen además bajas por incapacidad temporal (médicas, por accidente laboral) y bajas de paternidad y maternidad, pero ahora nos referimos a las que hacen efectivo el final de una relación laboral entre trabajador y empleado, no a aquellas que cubren situaciones temporales y de las que os hablaremos en otra ocasión.

¿Se puede dar de alta a un trabajador con fecha posterior?

No, el alta de un trabajador debe hacerse siempre con antelación a su incorporación al puesto de trabajo, es decir, antes de que empiece a trabajar y nunca después de haber comenzado su actividad, pues el alta no tiene carácter retroactivo.

¿Cuándo dar de alta a un trabajador que se incorpora a nuestro negocio?

La presentación de solicitud de alta puede hacerse hasta con 60 días naturales de anticipo, tanto en el caso del régimen general, es decir, para trabajadores que contratemos y vayan a ser parte de nuestro bar o restaurante. Como empresarios del sector hostelero nuestra obligación es preparar el alta para el día en que vaya a producirse la incorporación de un nuevo empleado al equipo de nuestro bar o restaurante, considerando esta fecha como la del día que comienza a trabajar como parte de la plantilla.

Si la persona contratada comienza a trabajar en nuestro negocio sin que hayamos hecho esa notificación a la Seguridad Social, o habiéndola hecho en una fecha posterior a la que se incorporó, nos encontraremos bajo riesgo de recibir una sanción por parte de la administración.

Claves para hacer altas ahorrando dinero

Vamos ahora con tres sencillos pero efectivos consejos que agradecerás conocer a la hora de gestionar las altas de tus empleados en la Seguridad Social y que permitirán que cumplas en tiempos y ahorres dinero.

• No lo dejes para el último momento

Como hemos mencionado, ningún alta tiene carácter retroactivo, de manera que debes gestionarlas como mucho, el día antes de la incorporación del trabajador. Sin embargo, dejarlo hasta el último momento puede suponer que tu gestoría no pueda tenerlo a tiempo, encontrarte con un fin de semana por el medio o que caiga un festivo y el proceso de presentación se retrase.

Si conoces la fecha de incorporación del nuevo empleado a tu equipo, gestiona la solicitud del alta para ese día con toda la antelación que puedas, dentro de los 60 días previos que hay de margen para llevar a cabo la solicitud. Evitarás sorpresas y ganarás en tranquilidad.

• Prepara el alta para el día previsto de incorporación

Dentro de lo anterior, es importante que el alta se haga para el día en el que el nuevo trabajador se incorpora a nuestro establecimiento. Es decir, efectúa esta gestión para el día exacto en el que este comenzará en su puesto de trabajo.

Por ejemplo, si vamos a contratar a un camarero para la terraza de nuestro bar, efectuemos el alta para el día en el que llevará a cabo su trabajo por primera vez. Si nuestro restaurante cierra por descanso los lunes y los martes, el alta será para el siguiente día laboral, es decir, el miércoles, que es el día natural en el que comienza la relación laboral.

En primer lugar, ahorrarás dinero porque estarás evitando pagar dos días de Seguridad Social en los que esa persona no ha trabajado en tu negocio. De otra parte, si el camarero no apareciera a trabajar el miércoles, día estipulado, y hubieras hecho el alta para el lunes vas a tener que tramitar un alta con costes por tres días y a perder la oportunidad de anularla en el mismo día (en el supuesto miércoles, si no se presentara) sin coste alguno.

• Si tienes que anular el alta… ¡hazlo en el día que la hiciste!

Relativo a lo anterior, esta información es importante: el alta de un trabajador realizada en la Seguridad Social puede anularse en el día en el que se realiza. Es decir, volviendo al ejemplo anterior, si ese camarero que hemos contratado no se presenta en su primer día de trabajo o hay un desacuerdo, puedes anular su alta.

Si se avisa al día siguiente, ya no se puede anular y, aunque fuera por poco tiempo, ya supondría gestionar una baja y asumir los costes derivados y la nómina de ese día perdido. Este es otro motivo por el que recomendamos hacer el alta para el día real de incorporación, pues si la solicitamos para el lunes y estamos de descanso dos días, aunque el trabajador no se presente el miércoles, el alta ya no es anulable pues lleva dos días ejecutada.

Cómo proceder para llevar a cabo una baja en la Seguridad Social

• Tienes 3 días para tramitar una baja, pero hay que comunicarlo por escrito el día que quieres que sea efectiva. Es decir, si el viernes por la mañana decides ejecutar un despido, puedes comunicarlo por escrito mientras sea ese mismo viernes, quizás por la tarde, pero en el mismo día.
  
  

• No vale decirle de viva voz al empleado que está despedido. Además de no ser legal, podría negarlo. Es necesario presentar una carta de despido, entregarla al trabajador y recibirla firmada de su parte. No entregar esta carta puede suponer recibir una amonestación o incluso llegar al cauce legal.

• Si el empleado decide no firmar la hoja de despido, existe una segunda vía para hacer efectivo ese despido y su correspondiente baja en la Seguridad Social, que consiste en contar con dos testigos de que se ha intentado entregar esa carta a la persona correspondiente para que la firmara. Si el caso llegara a vía judicial, esas dos personas darían fe de que se trató de notificar y no se pudo.