¿Cómo organizar a tu equipo de trabajo en hostelería?

En todo negocio empresarial la manera en que se ordena a la plantilla o equipo es definitivo en el éxito de emprendimiento. Pero en proyectos basados en el trato al cliente y en la transformación de alimentos como es la hostelería es todavía más importante.

Porque el situar a las personas correctas en los momentos adecuados parece fácil, pero es un proceso complejo, que parte del análisis detallado del negocio, sus franjas horarias y el equipo humano con el que se cuenta.

Qué es y cómo se usa el cuadrante de horario en un restaurante

Es la herramienta fundamental para poder gestionar y optimizar una plantilla conforme a la expectativas de ventas del restaurante en un momento puntual. Es la mejor manera de estructurar y ordenar el modelo productivo del negocio: observando el equipo humano con el que se cuenta y coordinándolo con los momentos de venta del restaurante.

Con la nueva ley de obligación de “fichar” en negocios de hostelería que se implantó en fecha de 12 de mayo de 2019, todos los establecimientos tienen la necesidad de tener accesible para la inspección de trabajo el registro diario de las jornadas laborales de los empleados. 

Por ello toma todavía más valor el poder realizar un cuadrante de horario que aúne las exigencias legales de la jornada y que sea productivo en cada franja horaria. Este nuevo requerimiento de registro diario de jornadas de empleados debe servir de acicate para profesionalizar la división de turnos de la plantilla.

La realización del cuadrante: cinco aspectos a tener en cuenta

Para poder hacer un cuadrante efectivo para un establecimiento, primero se debe analizar qué modelo de negocio es, ya que dependiendo de este habrá unas horas pico y unas horas valle de trabajo.

Por ejemplo si es un negocio basado en una oferta gastronómica de cocina de producción, es decir si se sirven productos que se han cocinado en horas previas y envasado hasta su venta, se necesitará sin duda alguna personal de cocina en todas las franjas horarias para poder hacer la producción para el servicio. Si por el contrario la propuesta está basada en una cocina al momento, por ejemplo de plancha o freidora, no se necesitará tanto rango de personal y horarios de cocina. 

En segundo lugar se deben analizar las horas de gran afluencia de clientes, comprobándolo en la actividad del terminal de punto de venta (TPV). Así, se puede saber qué horas o franjas son las más interesantes de venta. También puede ayudar disponer del histórico de ventas de temporadas anteriores en fechas idénticas. Al fin y al cabo toda información ayudará a ser todavía más efectivo.

Con estos datos reales (frente a percepciones subjetivas) es posible empezar a situar más personal de un bar o restaurante de manera objetiva en las franjas de mayor afluencia. Si se cruzan horarios de apertura y la información histórica de venta nuestros datos serán aún más fiables y ofrecerán la oportunidad de ser precisos a la hora de establecer los equipos de trabajo.

En tercer lugar es necesario conocer las habilidades de cada una de las personas que integran el equipo. Es básico el saber qué fortalezas tiene una brigada de sala o equipo de cocina a la hora de establecer los horarios. Porque cada franja de trabajo tiene una misión, y cada misión debe ser realizada por las personas adecuadas.  

Tomando de nuevo como referencia el ejemplo de cocina de producción, se necesitarán personas metódicas y constantes, que puedan realizar el mismo trabajo de manera repetitiva e idéntica. En cambio, a la hora de servir o de vender lo importante es contar con personas con empatía, don de gentes y acostumbrados al trabajo bajo presión.

En este sector se suele pensar que todas las personas valen para distintos labores, y si bien la polivalencia es siempre muy valorada, no se puede dar por hecho que todos los profesionales de un equipo valgan para todas las funciones. El detectar los puntos fuertes y habilidades de la plantilla va a ser imprescindible para poder llegar a tener un cuadrante de horario lo más ordenado y efectivo en la planificación.

En cuarto lugar se deben de dividir las tareas que el negocio requiere a lo largo de una jornada. Es decir siempre hay una fase previa, de mise en place, otra de venta o despacho a clientes, y una de recogida y aprovisionamiento de género. 

Estas serían las tres franjas básicas de tareas que todo negocio suele tener a lo largo de su jornada. Si por circunstancias del modelo de negocio surgen tareas nuevas se han de establecer en algunas de estas franjas, teniendo en cuenta que deben de realizarse por las personas que están asignadas en ese momento. 

Por último y quinto lugar, se deben unir e integrar todos y cada uno de los factores anteriormente vistos: el tipo de modelo de negocio, las horas de afluencia de clientes, las habilidades de cada unas las personas que componen el equipo, y la división de tareas que el negocio necesite. Con la combinación de todos, se puede conseguir el horario perfecto. 

Estableciendo la hora de apertura y de cierre según el modelo de negocio de el restaurante o bar en cuestión, y conociendo bien al equipo y sus fortalezas, se podrá colocar a las mejores personas en los horarios idóneos, analizando bien qué funciones van a desempeñar en esa franja para asegurarse de que casen con su perfil profesional.