Guía para ajustar el presupuesto anual

La crisis sanitaria originada por el COVID-19 ha producido impactos de lo más diverso en la hostelería, y para adaptarnos es necesario hacer ajustes en el presupuesto anual. Para empezar, es muy importante saber valorar los costes en la hostelería y nos servirá de gran ayuda el eBook que preparamos al respecto en Rentabilibar. La otra base sobre la que nos apoyaremos es la asimilación de todo lo que está cambiando y cómo podemos reflejarlo en nuestro presupuesto anual.

Planificación de escenarios

No hay precedentes de una situación como esta y es difícil hacer previsiones, por lo que resulta conveniente analizar diversos escenarios que pueden afectar a nuestro presupuesto. Los factores clave son cuatro:

• Situación epidemiológica y de avance científico y tecnológico en torno a la enfermedad. Por ejemplo, un nuevo confinamiento puede impulsar el delivery o el take away, pero lastrar las terrazas o el consumo en el interior del local. Igualmente, la llegada rápida de tratamientos o vacunas puede abrir nuevas posibilidades al ocio nocturno.
• Evolución económica. Puede afectar a la demanda (sobre todo, a los precios que estén dispuestos a pagar los clientes), pero también a diferentes tipos de costes (incluidos los laborales) y a la disponibilidad de toda clase de servicios necesarios para conformar nuestra oferta. También tiene un impacto significativo en la competencia.
• Medidas fiscales, administrativas, laborales y de apoyo al crédito. Para muchos establecimientos, las duraciones, requisitos y cuantías de las medidas pueden marcar su planificación. Un ejemplo es la evolución de las medidas sobre los ERTE.
• Cambios sociales, en preferencias y costumbres. Por ejemplo, tipos de celebraciones, cambios en los destinos vacacionales, diferentes hábitos laborales y en los consumos de alimentos y bebidas en nuestro establecimiento, etcétera.

Dependiendo de que se materialicen o no, planificaremos unas acciones u otras que tendrían que tener su propio reflejo en el presupuesto.

Aforos máximos

• Los aforos influyen en la demanda máxima admisible en horas punta y temporadas altas.
• Consideraremos el efecto que tiene en los costes de personal: tiempos dedicados al control de afluencia y organización del espacio para no superar los límites de número de personas por grupo, distancias de seguridad y el propio aforo máximo.
• También afectan a otros costes, especialmente en lo relacionado con las operaciones de adquisición de mobiliario para la reorganización del espacio, pero también de señalización y cartelería.

Medidas de higiene y prevención

• Cuando planificamos la implementación de las medidas de higiene debemos considerar su impacto en los costes, pero también que son una especie de inversión reputacional que refuerza la confianza de clientes y trabajadores.
• Hay que medir su impacto en los procesos y en los tiempos de trabajo.
• También estudiaremos las inversiones que deban realizarse: equipos de limpieza, mamparas, etcétera.
• Estimaremos el incremento en el consumo de diferentes materiales consumibles como detergentes y otros productos de limpieza y desinfección, guantes, mascarillas desechables, geles hidroalcohólicos.
• Consideraremos el número y coste de las operaciones especiales como procedimientos extraordinarios de limpieza, revisiones de los sistemas de climatización, etcétera.

Tesorería

• Hay que buscar un equilibrio. Incrementar en alguna medida la disponibilidad de dinero puede ser necesario. Aportará agilidad para hacer frente a los desembolsos que reclame la situación y reforzará la confianza de proveedores y trabajadores. Sin embargo, no debemos excedernos, ya que podría lastrar gravemente la rentabilidad del establecimiento.
• Estimaremos una nueva previsión de cobros y pagos a lo largo del ejercicio incluyendo, entre otros aspectos:
  • Cambios en los ingresos, tanto en cuantía como en calendario.
  • Posibilidades de aplazamientos tributarios.
  • Acceso a líneas de financiación del ICO.
  • Facilidades de pago que nos hayan podido conceder los proveedores.
  • Moratoria en el pago del alquiler del local.
  • Disfrute de bonificaciones en cotizaciones sociales.
  • Calendario previsible de reincorporación de trabajadores.
  • Medidas relacionadas con las facturas de suministros energéticos.
  • Variaciones en la rotación de las existencias.

Personal

Las proyecciones que hayamos realizado también se verán afectadas por varios aspectos relacionados con los trabajadores:

• El calendario de reincorporaciones.
• La asunción de nuevas responsabilidades derivadas del cumplimiento de medidas de prevención e higiene.
• Los cursos de formación que van a ser necesarios para mantener al personal actualizado y preparado para afrontar los cambios que se vayan produciendo.

Cambios en los procesos

• La forma de prestar el servicio hostelero ha ido cambiando. En general, han ido ganando peso el delivery, el take away y las terrazas en detrimento de la barra y las mesas del interior. Además, se han venido incorporando nuevas prácticas en la atención al cliente.
• También hay que reflejar la alteración en los procesos que se ha venido produciendo en respuesta a los cambios en las preferencias, nivel de renta, procedencia, hábitos y otras características de los clientes. Un ejemplo sería la renovación de los platos de la carta de un restaurante.

Impuestos

• Los cambios en los impuestos producen dos efectos. Cambian precios o costes, pero también las decisiones que tomemos nosotros o aquellos con quienes nos relacionamos. Por ejemplo, si disminuye el IVA que pagamos por nuestros aprovisionamientos, puede que paguemos menos por unidad comprada, pero también que adquiramos más unidades.
• Hasta el momento, las medidas se han centrado en aplazamientos de pago y ampliación de plazos en procedimientos tributarios (tanto estatales como autonómicos).
• No obstante, la planificación y presupuestación deben intentar prever nuevos escenarios fiscales (posibles nuevas medidas de alivio fiscal al sector hostelero, incrementos de impuestos, etcétera).

Cambios comerciales

Hay que ajustar el presupuesto ante los cambios en las cuatro herramientas principales en la comercialización:

• La más afectada está siendo la distribución. Por un lado, ha habido que reorganizar la disposición del establecimiento. Por otro, ganan peso canales de distribución como la venta a domicilio o para llevar.
• Los precios también tendrán que adaptarse de forma periódica ante cambios en los costes y en la demanda. Es importante analizar cada cuánto tiempo lo haremos, en especial por su repercusión en las cartas. El uso de dispositivos electrónicos, además de ser más aconsejable desde el punto de vista de prevención e higiene, favorece que podamos hacer cambios más frecuentes.
• También debemos reflejar los cambios en el producto. La evolución epidemiológica condicionará, por ejemplo, la apertura de un mayor número de servicios complementarios como espectáculos en vivo, bailes, actividades nocturnas, banquetes más amplios, etcétera.
• El presupuesto publicitario también varía. Hay que dar a conocer todos los esfuerzos en materia de prevención e higiene, y valorar cómo aprovechar las iniciativas de promoción que vienen surgiendo y las que lo harán en los próximos meses.

Inversiones y reformas

• Por un lado, tendremos que presupuestar todas las que vengan motivadas por las medidas de prevención e higiene y, por otro, las que se realicen aprovechando los períodos de descenso de la actividad.
• Nos detendremos en su impacto en la financiación y en los flujos de cobros y pagos que esperamos que generen estas inversiones y reformas en lo que resta de ejercicio y en el siguiente, que conviene comenzar a planificar pronto. Por ejemplo, con estas obras, esperamos poder trabajar mejor y reducir determinados costes en un X%.

El reajuste de planificación y presupuestos es la llave con la que abrir la puerta a un nuevo impulso de nuestro establecimiento de cara a los próximos meses.