Ideas prácticas

03-05-2021

Esta semana se hablará de… Gestionar mejor nuestro equipo desde la administración (II)

Repasamos la actualidad de esta semana y te proponemos 6 herramientas para mejorar la gestión del personal desde la administración.

Comenzamos una semana crucial en la vida empresarial de nuestros restaurantes. Probablemente, será la semana con más movimiento a nivel de restricciones para la hostelería de todas las que llevamos este año.


Dado que el Estado de Alarma acaba en la medianoche del sábado 8 al domingo 9, las reglas del juego van a cambiar por completo. Durante esta semana, todas las Comunidades tendrán que activar su plan B para sustituir las restricciones derivadas del Estado de Alarma por su propia normativa. La clave está en que no es seguro que los tribunales de justicia avalen que las comunidades puedan imponer restricciones contrarias a los derechos constitucionales sin el amparo de un Estado de Alarma.


Queremos aprovechar este momento para hacer una aclaración muy importante para los hosteleros. Muchos tenéis dudas sobre si al decaer el Estado de Alarma también decaen las restricciones de aforo, las de horarios, el toque de queda, etc… Así que os vamos a aclarar este asunto porque es de vital importancia para vuestra organización durante las próximas semanas.


¿Cuál será la situación al finalizar el Estado de Alarma?


Al decaer el Estado de Alarma también decaen las restricciones que se impusieron con su llegada a finales de octubre, es decir: la limitación de movilidad nocturna (más conocida como el toque de queda), la limitación de entrada y salida de las Comunidades Autónomas (es decir, los cierres perimetrales de Comunidades enteras), la limitación de la permanencia de grupos de personas en espacios públicos y privados y la limitación a la permanencia de personas en lugares de culto. Esas son las restricciones que decaen con el final del Estado de Alarma.


Las restricciones que no decaen son las que imponen las Comunidades Autónomas en materia de actividades empresariales. Es decir, aunque decaiga el Estado de Alarma, las restricciones de aforos y de horarios en la hostelería siguen vigentes y serán reguladas, como hasta ahora, por cada comunidad.


Lo que nos implica del fin del Estado de Alarma es el final del toque de queda, de la limitación de reuniones y de los cierres perimetrales de las Comunidades. El resto sigue igual.


Novedades en las Ayudas a la Hostelería


Esperamos haber sido de ayuda para vuestra planificación de compras, reservas y personal de cara a las próximas semanas. Como siempre os decimos, la anticipación es clave en estos momentos de cambios continuos que vivimos.

Antes de adentrarnos en el tema que nos ocupa hoy, la gestión de personal, queremos daros otra información de utilidad. Os hemos venido avisando en las últimas semanas de que estaban a punto de salir las convocatorias de ayudas a la hostelería emitidas por el Gobierno central y gestionadas por las Comunidades Autónomas. Pues bien, ya ha salido la primera de ellas, la de la Comunidad de Madrid. El enlace para solicitarla lo tenéis disponible en nuestro apartado de 'Última Hora'.


A partir de ahora, cada Comunidad irá sacando su propia convocatoria de ayudas que, en un 90%, tendrá las mismas bases que las de Madrid. Estad atentos y sed rápidos a la hora de pedirlas porque las convocatorias se cerrarán al acabarse el presupuesto asignado y se darán por orden de presentación. Hoy nos hemos extendido un poco más en el repaso a la actualidad pero consideramos que era importante hablaros de ambas cosas para que vuestros negocios vayan mejor.


gestionar equipo administracion


Dicho esto, retomamos el tema abierto la semana pasada cuando os dijimos que, hoy, os daríamos más consejos para una correcta gestión del personal desde la administración de vuestro restaurante. Para que sea más directo y útil, os vamos a recomendar las herramientas que necesitáis tener en vuestro restaurante para estar mejor organizados y ahorrar en gasto de personal. Como siempre os decimos, si se planifica bien, se ahorra mucho.


Las herramientas y plantillas que os aconsejamos tener son:


  • Cuadrante de las condiciones y contratos de cada trabajador: es una herramienta más útil de lo que parece y que muy pocos hosteleros tienen. En esa tabla estarían todos los trabajadores del restaurante con sus datos laborales correspondientes. A saber: tipo de contrato, número de horas contratadas, fecha de incorporación a la empresa, salario pactado, si tiene algún tipo de incentivo o no y duración del contrato, tanto si es indefinido como temporal y su finalización o la conclusión del periodo de prueba. Además, también incluiremos la categoría profesional de su contrato y el departamento operativo al que pertenece el trabajador (cocina, sala, limpieza, reparto, administración…). Este cuadrante es vital para saber los compromisos laborales que tiene nuestra empresa para con nuestros empleados. Sin este cuadrante estaremos perdidos a la hora de tomar decisiones.

  • Cuadrante anual de vacaciones: hablamos de él la semana pasada. Consiste en planificar los días de apertura de tu negocio durante todo el año, llegar a una decisión sobre aperturas y cierres y, a partir de eso, hacer un cuadrante de cuándo se va a tomar las vacaciones cada uno de los empleados teniendo en cuenta, como ya os dijimos, qué empleados son reemplazables fácilmente durante sus vacaciones y cuáles no. Así como, cuáles pueden tomar vacaciones a la vez y cuáles no.

  • Balance mensual de vacaciones: tenemos que hacernos cargo de que el saldo de vacaciones que tienen nuestros empleados a su favor es, en realidad, una deuda contraída por nuestra empresa con ellos. Así que os recomendamos que tengáis una tabla con todos vuestros trabajadores y las vacaciones debidas, las disfrutadas y una propuesta de posibles vacaciones y que la actualicéis cada fin de mes. De este modo, os haréis cargo de cómo va agrandándose la “bola” de vacaciones e iréis haciendo lo posible mes a mes para rebajarla. Pensad que cada día de vacaciones bien dado y bien planificado que otorguéis es, en realidad, menos deuda que tiene vuestra empresa.

  • Plantillas de altas y bajas de empleados: es uno de los documentos más sencillos de hacer y de rellenar y que son más útiles tanto para nosotros como para nuestra gestoría. Consiste en una plantilla que se rellena días antes de la incorporación de un nuevo empleado con las condiciones contractuales pactadas con él y con sus datos personales y bancarios. Además, pondremos la fecha de incorporación de la persona y las características personales que puedan hacer que ahorremos dinero en su contratación (elementos desgravables o reductores de la cuota que pagamos a la Seguridad Social o de su retención de IRPF como el hecho de que esta persona sea parado de larga duración, que tenga cargas personales, que pertenezca a algún grupo de difícil inserción laboral, etc…). Ese documento lo firma la empresa y el futuro empleado y se manda a la gestoría, de manera que, el día en que el empleado se incorpora ya está dado de alta y con su contrato esperando para firmar ese día. Por otro lado, también os recomendamos tener una plantilla de formalización de baja laboral de cada empleado, con datos como la fecha efectiva de la baja, los días de vacaciones que se le deben, el motivo de la baja, etc… De manera que la gestoría pueda calcular y realizar correctamente su finiquito y su liquidación.

  • Gestión de bajas médicas: si no controlamos bien la situación de las bajas médicas de nuestros empleados corremos el riesgo de que nos multen en una inspección de trabajo al no haberlas tramitado correctamente. Os recomendamos tener un cuadrante con la situación de cada empleado así como una persona encargada de solicitar los empleados las bajas médicas, sus renovaciones y las altas. Tenemos que prestar especial atención a las bajas por maternidad y paternidad y a las bajas actuales por contacto con positivos por Covid.

  • Plantillas de solicitud y de saldo de vacaciones: os recomendamos que cada empleado firme una plantilla con la solicitud de sus vacaciones firmada por él y por la empresa y que, cada seis meses, se firme un documento con las vacaciones debidas por la empresa o el saldo cero de deuda, si así fuera. Todo ello para evitar posibles problemas en la finalización de los contratos.


Todas estas herramientas son fáciles de realizar y de ir actualizando y usando, así que os recomendamos que os pongáis manos a la obra y las hagáis personalizadas para vuestro negocio. Os aseguramos que el clima laboral mejorará y que vais a ahorrar malentendidos y dinero.


¡Feliz y rentable semana, amigos hosteleros!


Cada día de vacaciones bien dado y bien planificado que otorguéis es, en realidad, menos deuda que tiene vuestra empresa.

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