Esta semana se hablará de... Gestionar mejor nuestro equipo desde la administración

Van pasando las semanas que iban a ser cruciales y -crucemos los dedos-, no hay señales de un gran empeoramiento de la situación. Hay alguna comunidad con índices altos, pero en la mayoría empezamos a estar en una meseta con leve descenso. Es muy probable que no haya cuarta ola, al menos, no tan dura como las anteriores.

Hay comunidades que empiezan a ser más flexibles con la hostelería, como Comunidad Valenciana o Canarias, y otras que siguen apretando las condiciones, como La Rioja. La sensación general es que no hay pánico por parte de los gobiernos autonómicos y que es posible que esta semana se relajen otras medidas en Andalucía, Galicia o, incluso, Madrid.

A dos semanas del final del Estado de Alarma, estamos llenos de incertidumbre por saber cómo será la vida el 9 de mayo a las 00:01 y en qué medida afectará eso a nuestros negocios. Todo lo que suceda, os lo iremos contando aquí.

Además, tendremos que permanecer muy atentos a las ayudas prometidas en febrero y que están a punto de ser convocadas por las comunidades.

Este entorno de aparente estabilidad,  es el momento ideal para seguir poniendo orden en nuestros negocios y para organizar mejor nuestros apartados de gastos. Hoy, os hablaremos de una de las partidas de nuestra cuenta de explotación que más planificación necesita, así que ¡haz una buena administración de tu restaurante y toma las riendas de tu gasto en personal!

Los errores más habituales y los consejos para evitarlos

Los hosteleros cometemos varios errores habituales al tratar el coste de personal y, por lo tanto, a la hora de gestionar eficientemente nuestras plantillas. En este artículo, vamos a olvidarnos de horarios, turnos, rotaciones, libranzas… Os queremos hablar de la gestión y de la administración, no tanto de la operativa, ya que esta es distinta en cada restaurante o bar. Sin embargo, la gestión, el control y la administración son elementos comunes.

Los errores más habituales que se cometen en hostelería con respecto al gasto de personal son:

1. No saber calcular correctamente el coste de personal en nuestro negocio: en muchas ocasiones, nos encontramos con que los hosteleros no saben calcular exactamente el coste de personal. Es cierto que intervienen muchos factores más allá del sueldo neto que perciben tus empleados, pero siempre se puede llegar a calcular exactamente, de la misma manera que calculamos exactamente nuestros escandallos o que conocemos exactamente la tarifa de nuestros proveedores de sala. Os recomendamos que le pidáis cada mes a vuestra gestoría el resumen contable de nóminas, así como los modelos que presenta en tu nombre a la Seguridad Social.
   
   
2. Negociar y hablar siempre de sueldo neto: uno de los grandes errores de la hostelería es que, a la hora de entrevistar y contratar a alguien, siempre se habla en sueldo neto y no en lo que deberíamos hablar: sueldo bruto. Eso puede provocar grandes problemas para el hostelero cuando se actualice la retención de IRPF del empleado y el neto sea inferior al acordado… entonces es cuando llegan los malentendidos. Os recomendamos hacer una labor pedagógica con vuestros empleados y siempre hablar en salarios brutos.
   
   
3. No conocer el funcionamiento y los tiempos de los procesos relativos al personal: el gasto de personal lo pagamos en varias fases: a fin de mes los sueldos netos de los empleados, al mes siguiente pagamos la Seguridad Social del mes anterior y cada tres meses ingresamos en Hacienda las retenciones que efectuamos a nuestros empleados. El hecho de que este gasto esté dividido en el tiempo hace que muchos hosteleros pierdan el control de su liquidez y caigan en números rojos por no planificarse bien. Os recomendamos que hagáis un calendario con un plan de tesorería para tener previstos los desembolsos de dinero en lo relativo al personal.
   
   
4. No organizar la plantilla anualmente y dejarlo todo para el final: los hosteleros debemos ganar en planificación y anticipación. Debemos tener claro a principios de año cuál va a ser el calendario anual de apertura de nuestro restaurante. En qué festivos se va a abrir, qué pasa con los periodos vacacionales, qué vamos a hacer en los puentes… Eso provoca que el empleado (y también el cliente) se sienta perdido y que perciba que las decisiones se toman a última hora y precipitadamente. Os recomendamos que, antes del final de cada mes de enero, tengáis hecho un calendario del año con las fechas de apertura y cierre de cara a comunicarlo a tu equipo y a tus clientes.
   
   
5. No contar con las vacaciones y “hacer una bola” insostenible: cuando un empresario hostelero no se planifica bien, suele ocurrir que llega al mes de diciembre de cada año con una enorme deuda de vacaciones con sus empleados. No os olvidéis de que esa es una deuda económica como otra cualquiera y que se acabará transformando en problemas de operativa o de liquidez cuando haya que pagarlas o contratar a alguien para cubrirlas. Pensad en un restaurante con 15 empleados. Si no se cierra en ningún momento del año, tenemos que tener presente que siempre habrá alguna persona de vacaciones durante cada día del año y, en algunos momentos, incluso dos. Os recomendamos que organicéis bien las vacaciones de la plantilla, que identifiquéis cuáles son los momentos de menor facturación para dar vacaciones sin tener que reemplazar a vuestros empleados (y, por lo tanto, ahorrar dinero). También os recomendamos que hagáis un análisis de los puestos de trabajo de vuestro negocio para saber cuáles son los imprescindibles (encargado, jefe de sala, jefe de cocina, jefes de partidas, sumiller…) y quién puede sustituirles en su mes de vacaciones.

La gestión de personal no es nada sencilla, ni en la parte emocional y operativa, ni en la parte administrativa y de control. Por ello, la semana próxima os daremos más consejos al respecto y os diremos qué herramientas podréis usar para organizar mejor vuestro negocio.

Asuntos tan importantes como las altas y las bajas de los empleados, los tipos de contratos, el final de los periodos de prueba, las prórrogas, los saldos de vacaciones… merecen un capítulo diferenciado en nuestra tribuna semanal de consejos.

¡Nos vemos en siete días con más consejos para rentabilizar nuestros negocios!

Hasta entonces, feliz y rentable semana, amigos hosteleros.