Ideas prácticas

29-03-2021

Esta semana se hablará de... El cierre del trimestre

La llegada de la Semana Santa coincide con el cierre trimestral de nuestras cuentas. The Food Manager nos explica cómo administrar las cuentas de forma más eficiente.

Entramos en una semana con dos frentes abiertos. Como pasa en otros momentos del año, como la Navidad, nos toca un aumento del trabajo, por la Semana Santa, junto al cierre trimestral de nuestras empresas.


Antes de nada, queremos comentaros que ya se vislumbra un cambio de tendencia en las restricciones. Desgraciadamente, es un cambio a peor. Esta semana, Navarra cerrará los interiores de la hostelería. Esta decisión es significativa porque es la primera restricción impuesta desde hace meses y abre un nuevo panorama. Por experiencia, sabemos que lo más probable es que se avecine una racha de decisiones restrictivas. Sea como sea, os tendremos informados en el apartado 'Última Hora' para que os podáis adelantar a las distintas situaciones.


Como os decíamos al principio, la Semana Santa es una época de aumento de trabajo y, casualmente, este año coincide con el cierre del trimestre de nuestras empresas. Por esta razón, queremos incidir precisamente en la parte empresarial de nuestros restaurantes. Lo queramos o no, somos empresas. De hecho, lo primero que somos es una empresa, antes incluso de inaugurar nuestro restaurante o de encender nuestros fogones por primera vez. A menudo, el apabullante día a día no nos deja centrarnos en la parte empresarial, en la parte directiva de nuestros negocios.


En cada cierre trimestral, adquiere importancia la administración de nuestro restaurante. Es básica para la supervivencia del negocio. Sin embargo, requiere de disciplina, de espacio de trabajo y de organización en nuestro propio restaurante, pero os aseguramos que los efectos de una administración eficaz se notan desde el primer momento.


¿Qué puede hacer la administración por nosotros?


Vamos a empezar por la parte fiscal, ya que estamos ante el final de un trimestre. Queremos que se os quede grabada en el cerebro una imagen: cada factura que hay en nuestro restaurante lleva grapado un billete de 100 euros… ¡o de más!


En la hostelería, tendemos a menospreciar el valor de la documentación y de los procesos administrativos. En casi ningún restaurante hay una persona centrada en llevar la administración y eso provoca grandes problemas. El primero y más palpable de todos es la pérdida de dinero que nos pertenece. Aquí es dónde aparece la imagen de la factura con el billete grapado.


Tenemos que darle una importancia vital a cada factura que ronda por nuestro restaurante ya que, si la recuperamos y se la entregamos a nuestra gestoría para su contabilización, recuperaremos el IVA soportado en dicha factura y podremos declarar menos beneficio en el Impuesto de Sociedades.


Por poneros un ejemplo, una factura de un proveedor de vino de nuestro restaurante por un importe total de 500 euros tiene “grapado” un billete de 86 euros, equivalente al IVA soportado. Solo con archivar y contabilizar esa factura, habremos recuperado ese dinero. Además, al presentar esa factura, nuestro beneficio será menor y nos ahorraremos el 25% del importe en el Impuesto de Sociedades, es decir, otros 100 euros más, aproximadamente. Total, casi 200 euros “recuperados” al tener controlada esa factura.


¿Y cuál es la realidad de nuestros restaurantes?



La realidad es que no recuperamos una gran parte de las facturas, que no las pedimos o que no las controlamos. La administración de los restaurantes deja mucho que desear. A menudo cometemos graves fallos como pagar contra albarán o pagar en efectivo en el propio restaurante o no conciliar los albaranes con las facturas o no asegurarnos que tenemos la factura asociada a cada apunte de nuestra cuenta bancaria. 


Como veíamos antes, el ahorro puede ser grande pero es mayor si somos conscientes de otra cosa. Consejo de la semana: no es lo mismo un euro ahorrado que un euro vendido. Métetelo en la cabeza. Un euro ahorrado va directamente a nuestro bolsillo, un euro de venta no. De un euro de venta nos quedarán en nuestro bolsillo, con suerte, unos 16 céntimos, que suele ser el margen de beneficio habitual en la hostelería.


Por lo tanto, si por culpa de no tener controlada esa factura no la hemos podido declarar, habremos dejado de recuperar 200 euros. ¿Sabéis el esfuerzo que hay que hacer para ganar 200 euros que compensen nuestro error en la administración? Pues tendremos que vender unos 1.200 euros para poder ganar “limpios” los 200 euros extraviados por nuestra falta de control. Os pedimos que seáis críticos los sistemas de administración de vuestros restaurantes y que respondáis con sinceridad a las siguientes preguntas:


  • ¿Me aseguro de que todas las facturas llegan a la gestoría?
  • ¿Compruebo que los precios de los albaranes son los acordados con los proveedores?
  • ¿Tengo un sistema eficaz de pago a proveedores que me ahorre problemas y me facilite el control de las compras?
  • ¿Compruebo, uno a uno, todos los movimientos del banco y me aseguro de que los conozco y de que tengo la correspondiente factura de cada uno de ellos?
  • ¿Conozco los días de vacaciones que se le deben a cada empleado?
  • ¿Sé los tipos de contrato de cada empleado, cuándo se acaban y cuáles son los periodos de prueba?
  • ¿Conozco las cantidades de ventas que presenta mi gestoría trimestralmente en la liquidación del IVA?
  • ¿Tengo un sistema rápido y ágil de realización de facturas a mis clientes y de controlar su cobro?
  • ¿Tengo un cuadrante con las previsiones de tesorería, tanto en cobros como en pagos, de cara a los próximos meses?


Si habéis suspendido en alguna de estas preguntas quiere decir que no tenéis desarrollado un sistema eficaz de administración en vuestros restaurantes. Os animamos a que nos sigáis leyendo durante las próximas semanas porque os iremos dando consejos, pistas y guías para ser más rentables en vuestros restaurantes basándonos en una correcta administración.


Os aseguramos que es mucho el dinero que os vais a ahorrar si ponéis en marcha nuestras recomendaciones. Para empezar, dado que estamos acabando el trimestre y hay que presentar todos las facturas de compras, queremos que os quedéis con esa imagen de la factura con el billete grapado y que pongáis orden en vuestro restaurante para ir a por él porque, realmente, ese dinero es vuestro.


¡Feliz y rentable semana, amigos hosteleros!


Queremos que se os quede grabada en el cerebro una imagen: cada factura que hay en nuestro restaurante lleva grapado un billete de 100 euros.

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