Ideas prácticas

05-04-2021

Esta semana se hablará de... Ahorrar dinero gracias a una correcta administración

Abril va a ser un mes fundamental para la hostelería. Te explicamos cómo poner a punto la administración de tu negocio.

Después de esta Semana Santa atípica, donde los hosteleros de ciudades de interior y de zonas rurales han visto aumentada su facturación (esperemos que también su rentabilidad) en contraposición a los de las tradicionalmente abarrotadas zonas de costa, nos adentramos en una nueva fase, en una nueva estación, en un nuevo mes y en un nuevo trimestre.


Abril va a ser un mes clave. Para empezar, porque es el último mes completo del actual Estado de Alarma, así que se decidirá en las próximas semanas si decaen el toque de queda y los cierres perimetrales o si continúan mediante una prórroga. Además, veremos si el aumento de la movilidad en la Semana Santa viene ligado a un aumento de contagios o si, por el contrario, mantenemos la buena marcha de la incidencia, sobre todo comparada con la de países de nuestro entorno como Francia e Italia, que se han visto obligados a decretar nuevos confinamientos.


Como os comentamos la semana pasada, aprovechando que estamos en el cierre del trimestre, es buen momento para poner a punto la administración de nuestro restaurante de cara a presentar unos impuestos entendibles y lógicos, de cara a saber nuestros verdaderos resultados del primer trimestre y de cara a ahorrar dinero.


Como os decimos siempre, en estos tiempos de crisis no podemos permitirnos el lujo de ser poco rentables. Debemos estrujar la rentabilidad de cada euro que entra en nuestra caja. Por eso, os vamos a dar algunos consejos para poder aumentar la rentabilidad desde una correcta administración:


Una correcta administración nos ayuda a gastar menos en proveedores


Siempre que pensamos en ahorrar dinero en compras nos solemos enfocar en lo mismo: en el control de cocina, en los gramajes, en los escandallos, en el peso de las raciones… Ese enfoque es válido, pero no es el único que debemos tener en cuenta si queremos, de verdad, ser más rentables en las compras.


Os decimos que es un enfoque incompleto porque perdemos el punto de vista de la administración. La administración es ese departamento o persona que hace que los mecanismos de control sucedan en nuestro restaurante. Si no tenéis una correcta administración, os podemos asegurar que se os estará escapando muchísimo dinero por el desagüe de vuestra cocina.


¿De qué se encarga una persona de administración en el apartado de compras?


Aunque esa persona de administración no se ponga, en un primer momento, de manera proactiva a ahorrar y, a pesar de que tu restaurante siga comprando lo mismo, una correcta administración hace que se ahorre en compras estableciendo una serie de mecanismos del que carecen la mayoría de restaurantes. Esos mecanismos o rutinas, transformados en consejos,  serían:


  • No dejes si revisar ni analizar cada albarán: cada día pasan por nuestro restaurante decenas de albaranes de entrega de mercancía sin que nadie de nuestra empresa los compruebe. Esa comprobación no hay que realizarla solamente cotejando, contando y pesando la mercancía (cosa que casi ningún hostelero hace), sino que también hay que cotejar el contenido del propio albarán. No nos olvidemos de que el albarán es un documento mercantil que demuestra la entrega de una mercancía a cambio de unas condiciones en él contempladas. Por lo tanto, tenemos que tener muy claro que ese albarán contiene los precios que tenemos en nuestros escandallos, que el proveedor no nos ha subido precios, que refleja los acuerdos que tenemos con ese proveedor, que contempla la forma de pago pactada, que tiene los descuentos negociados con el proveedor o que dicho proveedor nos mantiene la tarifa acordada con él. Una persona que controle, aunque sea a posteriori, que todo esto está correcto en los albaranes nos hará ahorrar mucho dinero. Fácilmente, 2 de cada 3 albaranes que llegan cada día a nuestro restaurante tienen algún error y, en esos errores, nos jugamos nuestro dinero y nuestra rentabilidad.

  • Ten un control absoluto de las facturas de compras: como hablamos la semana pasada, el primer paso es que todas las facturas que nos emiten nuestros proveedores y que pagamos acaben estando contabilizadas por nuestra gestoría, ya que es la única manera de que recuperemos el IVA soportado y de poder deducirnos el gasto en el Impuesto de Sociedades o en el IRPF. Recordad la imagen que os proponíamos: imaginaos que cada factura viene con un billete de 100 euros a nuestro favor grapado. Además de todo esto, una correcta administración nos asegura que no hay errores en la consolidación de las facturas. En el apartado anterior, hemos comprobado que el albarán coincide con la mercancía recibida y que su contenido coincide con lo pactado con el proveedor; ahora es el momento de comprobar que las facturas coinciden con los que demostraron los albaranes. No os podéis hacer una idea de la cantidad de errores que hay en las facturas de nuestros proveedores y por los cuales perdemos dinero. Desde importes de albaranes rectificados en el momento de la entrega y que no han sido modificados en la factura del proveedor, hasta la existencia de más albaranes en la factura de los que hemos recibido a lo largo del mes o el hecho de que no se hayan contemplado las devoluciones de artículos que le hemos hecho a nuestro proveedor durante el periodo de la factura. Ahí, hostelero, tienes una cantidad de dinero importante esperando a que la recuperes.

  • Decide cuándo y cómo pagas a los proveedores: una correcta administración también se encarga de establecer un correcto flujo de tesorería y de disponer del dinero necesario en tiempo y forma para satisfacer los pagos. Tenemos que intentar, en la medida de lo posible, que el tiempo financiero de nuestras empresas lo marquemos nosotros. Nuestro objetivo es decidir cuál es la mejor forma de pago a los proveedores para nuestra salud financiera y organizar un calendario de pagos consensuado y comunicado a los proveedores.

  • Establece procesos claros de recepción, conteo y pesaje: la dirección de la empresa, es decir, nosotros, debemos dejar claro dentro de las funciones de cada puesto quién es la persona encargada de controlar la recepción de mercancía (tanto de sala como de cocina) y dotarle a esa persona de los medios técnicos (báscula, calculadora…) y documentales (hoja de pedidos, lista de proveedores, listado de precios según escandallos…) para desarrollar su tarea.

  • Crea un sistema de pedidos eficaz y controlado: con una correcta administración tendrás un control de todo lo que se pide y quién lo pide. Os proponemos que hagáis un libro de pedidos que sirva como relevo entre las brigadas de cierre y de apertura para controlar mejor la mercancía que nos llega y si esa mercancía corresponde con lo pedido por los responsables del otro turno. Además, ese libro de pedidos nos sirve como “caja negra” de las compras de nuestro restaurante. Por lo tanto, sabremos en cualquier momento, cuánto, cómo y en qué se gasta el dinero en nuestro restaurante.


Estos cinco consejos son valiosísimos a la hora de hacer más rentables nuestros negocios. Si os fijáis bien, la base de ellos es sencilla: tener un eficaz sistema de administración. Tenemos que ser conscientes de la gran importancia de la parte empresarial, financiera y administrativa que tiene nuestro negocio. En un entorno de tanta competitividad como es la hostelería de hoy en día, tenemos que ser lo más rentables que podamos y lanzarnos a ganarle todo lo posible a cada euro.


La semana próxima os daremos más consejos para ser más rentables desde la administración.


Hasta entonces, ¡feliz y rentable semana, amigos hosteleros!


Aprovechando que estamos en el cierre del trimestre, es buen momento para poner a punto la administración de nuestro restaurante de cara a presentar unos impuestos entendibles y lógicos, de cara a saber nuestros verdaderos resultados del primer trimestre y de cara a ahorrar dinero.

Otros contenidos que pueden interesarte...

Mahou - San Miguel

¿Tienes más de 18 años?

Está a punto de entrar a un sitio web titularidad de Mahou San Miguel cuyo contenido se dirige únicamente a mayores de edad. Para asegurarnos de que sólo es visible para estos usuarios hemos incorporado el filtro de edad, que usted debe responder verazmente. Su funcionamiento es posible gracias a la utilización de cookies técnicas que resultan estrictamente necesarias y que serán eliminadas cuando salga de esta web.