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Esta semana se hablará de... Tener unas Navidades rentables: ¿cuánto me estoy gastando en compras?

Gestión de compras y stock

08-11-2021

En estas fechas aumenta el trabajo en hostelería y ello nos puede llevar a un descontrol en la compra de 'stock'. Te enseñamos cómo tenerlo todo supervisado con una sencilla hoja de Excel.

Seguimos sin noticias de las restricciones. Si no hay noticia, esa es la mejor noticia. Todavía queda alguna comunidad con medidas residuales, sobre todo en los aforos interiores o en el uso de la barra, donde Madrid, por ejemplo, sigue sin permitir su uso tradicional y obliga a los comensales a estar sentados para consumir en ella. Por lo demás, reina la calma pandémica entre los hosteleros… ¡ya era hora!


Como venimos diciendo desde hace algunos meses, hay un par de riesgos, derivados del escenario sanitario que siguen afectando a la hostelería y que, desgraciadamente, se quedarán entre nosotros durante meses. Sobre ambos hemos hablado mucho y os hemos dado decenas de consejos para evitar ambos peligros. Por un lado, la falta de personal, tema que comenzamos a tratar al final de la primavera; y, por otro, el encarecimiento de las materias primas, cuestión de la que llevamos hablando desde mediados de verano. Hoy, os queremos hablar de una herramienta muy sencilla de usar que os puede solucionar muchos problemas de cara al control de compras. No hablamos de comprar menos, sino de controlar más: el diario de albaranes.


En septiembre recomendamos la hoja de pedidos como instrumento para detectar, al momento, las subidas de precios y los posibles cambios de formatos (mucho cuidado con esto, porque están siendo utilizados por los proveedores de comida para subir taimadamente los precios). Con esta herramienta se crea un sistema de alerta temprana con el mínimo de esfuerzo y de manera diaria y constante. Toda una joya para la gestión de compras.

 

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Esta semana nos volvemos a meter en vuestra piel. Sabemos que estamos en una época de, afortunadamente, mucho trabajo en la hostelería. Posiblemente, este acabe siendo el mejor cuarto trimestre de nuestras vidas profesionales, con la vorágine de dedicación que eso conlleva.


El miedo que nos da es que siempre, con pandemia o sin ella, un aumento tan importante del volumen de trabajo trae consigo un incremento en el descontrol en las compras. Así que, nos ponemos vuestro delantal, nos abrochamos la chaquetilla con vosotros y os proponemos una herramienta muy sencilla para que tengamos cada día el dominio de nuestras compras y no nos llegue, en enero, el llanto y el crujir de dientes de la no rentabilidad de nuestros negocios… cuando ya sea demasiado tarde.


Controlando las compras al día: el diario de albaranes. 


La herramienta que os proponemos es muy sencilla y muy útil, al mismo tiempo. Muchos sistemas de supervisión del gasto se empeñan en complicar la vida del hostelero, añadiendo una cantidad de trabajo extra a su ya ajetreado día en su bar. Ese es el gran error: proponerle al profesional sistemas que le dan más faena de la que le ahorran, o desarrollar sistemas que estorban en la operativa diaria del restaurante.

 

Así que, en este sentido, queremos que hagáis un diario de albaranes. ¿Cómo? Aquí os lo contamos.

 

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Cómo hacer un diario de albaranes en tres pasos


El diario de albaranes se hace a través de una hoja de cálculo sencilla, en programas como Excel. Solo te hace falta seguir este sencillo proceso para ponerlo en marcha:

  1. En las columnas (en vertical) reflejas todos los proveedores de materia prima de tu restaurante (tanto de sala como de cocina), y en las filas (en horizontal) pones los 30 días del mes.
  2. Solo te pedimos que cada día introduzcas el importe (solo el importe, nada más) de cada albarán en la columna de dicho proveedor y en su fila correspondiente.
  3. El último paso será hacer una columna, al final de todas, con la suma de todas las celdas de cada fila, y a su vez otra fila con la suma acumulada de los días transcurridos del mes. Además, podemos añadir otros dos parámetros con el mismo sentido: las ventas de cada día, que salen de tu TPV o cierre de caja, y las ventas acumuladas hasta la fecha.


Así es como, de un plumazo, con cinco minutos de trabajo al día, ya tienes el control de las compras diarias, de lo que llevas gastado en el mes en curso, de las ventas diarias y de lo que vas vendiendo conforme pasa el mes. Resultado: control total.


Para más dominio de estas cuentas, puedes añadir otra columna con la división de las compras y las ventas (tanto diarias como acumuladas) y tendrás el food cost (coste de compras de materia prima en tanto por ciento) diario y mensual. ¡Tanto control con tan poco trabajo es posible!


Y todo al instante e inmediato. Una herramienta que con poca dedicación te controla tus gastos en compras, te hace saltar las alarmas y te ayuda a monitorizar cómo se están gestionando la cocina y la sala de tu bar o restaurante. Muchas veces, en lo más sencillo -una simple tabla- se esconden las claves para la excelencia empresarial.


Os animamos a que hagáis este diario adaptado a vuestro negocio y que le dediquéis cinco minutos al día para ir actualizando y saber, al instante, la situación de vuestro restaurante. ¡A por ello! ¡Feliz y rentable semana, amigos hosteleros!

Así es como, de un plumazo, con cinco minutos de trabajo al día, ya tienes el control de las compras diarias, de lo que llevas gastado en el mes en curso, de las ventas diarias y de lo que vas vendiendo conforme pasa el mes. Resultado: control total.

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