Esta semana se hablará de… Prepararnos para un nuevo curso muy rentable: ¿cómo ajustar los precios? Crear un sistema de alarmas anti-subida de precios

Dos. Ya son dos las comunidades que han dado total libertad de horarios y de aforos a la hostelería. Las dos Castillas han sido las pioneras. Es curioso este movimiento, porque no son las comunidades que mejor van en vacunación, tampoco son las que mejor van en contagios pero, ahí están, declarando el fin de las restricciones. Ese camino lo seguirán, más pronto que tarde, el resto de comunidades. 

Madrid tiene que revisar esta semana sus restricciones y Extremadura las relajó a finales de la semana pasada y anunció que durante esta última semana del mes declararía el fin de las restricciones. La normalidad avanza a pasos agigantados, comienzan a celebrarse fiestas patronales con aspecto pre pandémico si miramos calles y plazas, con lo bueno que es esto para la hostelería local. Solo un par de lunares aparecen en las perspectivas hosteleras: la subida de precios, de la cual estamos hablando aquí las últimas semanas, y las malas perspectivas del turismo internacional. 

Los últimos datos del INE sobre el mes de agosto demuestran que las provincias que más dependen del turismo internacional son en las que más ha descendido el número de visitas y de pernoctaciones. En la situación opuesta se encuentran provincias de interior como Cuenca, Jaén o Huesca, que han superado las cifras turísticas de agosto de 2019. Y los indicadores adelantados de reservas para el otoño no parecen mejorar esa evolución del turismo internacional, que afectará principalmente a las islas y a las zonas costeras, que entran en temporada alta.

Sea como sea, sigamos adelante en nuestro esfuerzo por hacer lo más rentables posible nuestros restaurantes. En las últimas semanas, os hemos dado consejos sobre cómo amortiguar la subida general de precios que está sufriendo la hostelería a través de los ingresos, es decir, de lo que vendemos. Hoy, os hablaremos de cómo detectar, con un instrumento muy sencillo, que están subiendo los precios de nuestras compras y que nuestra rentabilidad se puede ver comprometida inmediatamente si no actuamos.

¿Cómo tener una alerta que nos avise de la subida de los precios?

Como os dijimos hace algunas semanas, lo primero es hacer o actualizar los escandallos de nuestra carta, tanto de sala como de cocina. Los escandallos son la base estructural de muchas herramientas que nos van a permitir rentabilizar nuestro restaurante: el inventario, las fichas técnicas, las hojas de mermas, el relevé, el control de productos críticos, la hoja de pedidos… Precisamente, la herramienta que os vamos a aconsejar desarrollar esta semana es la hoja de pedidos. Os sorprenderá lo útil que puede llegar a ser una herramienta tan sencilla de crear.

La hoja de pedidos es una plantilla en la que están recogidos todos los artículos que compra el restaurante y a qué precio los compra para asegurarse su rentabilidad teórica ¿De dónde sale esa información? De los escandallos. Debemos agrupar los artículos de compra que forman parte de los escandallos de todos los productos que se venden en nuestro restaurante, en cocina y en sala, y crear un listado. Ese listado tendrá elementos repetidos y contendrá las cantidades que se usan en cada plato. 

Debemos desechar ambas informaciones y quedarnos con una lista única que contenga todos los artículos usados en elaborar la oferta de nuestro restaurante. Una vez tenemos ese listado, agruparemos los artículos por proveedores. Así, la hoja de pedidos tendrá reflejados todos los proveedores del restaurante junto con todos los artículos que se le compra a cada uno de ellos y el precio de compra, según escandallos (es decir, el precio que asegura nuestra rentabilidad). Una vez tengamos clasificados todos los artículos con el proveedor que nos lo sirve, lo ideal es pasar todos los artículos a la unidad de compra que tengan (caja, barril, garrafa…). Lo importante para evitar errores es que el formato en el que se compre sea el mismo en el que se hace el inventario y el mismo que se usa en las recetas y en los escandallos, así nos ahorraremos mucho trabajo a la hora de controlar. 

  Descarga aquí un modelo de Hoja de Pedidos

Una vez tenemos la hoja de pedidos diseñada, es el momento de darle la utilidad que tiene como alerta de subida de precios. El proceso es el siguiente. La persona encargada de realizar los pedidos rellena la hoja de pedidos cada noche tras revisar su departamento, cocina o sala, posteriormente, basándose en esa hoja llama a los proveedores y realiza los pedidos. ¿Qué conseguimos con esto? Que la persona que, a la mañana siguiente revisa los pedidos que le llegan pueda, conforme recibe el pedido con el albarán, comprobar que lo que le trae el proveedor es exactamente lo pedido. Y aquí está la clave: sabe con certeza, al comprobar cada artículo en la hoja y en el albarán, si el precio de compra ha sufrido algún cambio. Así de sencillo y de simple. No hace falta nada más para saber al instante si un proveedor te ha subido un precio. Ese artículo que ahora es más caro se marca claramente en la hoja de pedidos y se anota en la parte final de la hoja donde habrá un 'diario de incidencias' donde apuntar todo lo relativo a la relación entre el restaurante, los proveedores y las mercancías recibidas.

Una vez detectamos esta subida, hablamos con el proveedor para saber el motivo y, en el caso de que tengamos que asumirla, actualizaremos los escandallos. De esta manera, en el mismo día en el que nos han subido el precio sabremos si nuestra estructura de costes puede asumir esa subida y si nosotros debemos también subir los precios o tomar otra decisión, como cambiar de proveedor o cambiar los gramajes (o, simplemente, quitar ese plato de la carta de manera temporal o permanente).

Es muy sencillo este control. Lo más laborioso es crear la hoja de pedidos pero, estando ya hecha, el trabajo es mecánico y lo puede realizar cualquier persona de las brigadas de cocina y de sala sin ningún problema ni conocimientos especiales.

Os recomendamos usar esta herramienta cuanto antes porque, además, descubriremos al momento cambios en los formatos, errores en las tarifas (ya que muchos proveedores tienen distintas tarifas en función de la envergadura del cliente y en ocasiones se cruzan las asignaciones de tarifas) o fallos en el cumplimiento de promociones u ofertas acordadas  y que se basan en mercancía más que en precios.

Implantad esta herramienta en vuestro negocio y ninguna subida de precios os sorprenderá. No perderéis nada de rentabilidad en vuestro restaurante.

¡Feliz y rentable semana, amigos hosteleros!