1x21 The FoodManager trata los errores recurrentes antes de una apertura

Al pie de la barra el podcast de Rentabilibar presentado por The FoodManager.  

Paco Cruz: Bienvenidos hosteleros y hosteleras aquí, al Al pie de la barra, el podcast de Rentabilibar. Soy Paco Cruz, más conocido como The FoodManager y estoy aquí para proporcionaros las claves para seguir creciendo o emprender en este este maravilloso sector de la hostelería. Venimos hablando hasta ahora dentro del bloque de la expansión de abrir más locales, ya sea con el mismo concepto o con otro concepto. Hasta ahora hemos hablado de las herramientas previas, como analizar un local, viabilidad e inversión en los capítulos anteriores. Y ahora queremos hablar de que una vez que ya hemos firmado el local, qué hay que hacer, cómo organizar y planificar una apertura. Allá vamos.  

Lo primero que os tiene que quedar muy, muy, muy claro es que no se puede abrir un negocio sin un plan. Eso es lo primero. Me encuentro muchísimos casos. Bueno, para empezar, os voy a contar una cosa mía propia que ya son más de 20, 20 y pico aperturas las que he hecho en los últimos diez años. Por lo tanto, creo que un poco sé de lo que hablo. Evidentemente distintos conceptos, distintas localidades, distintos modelos de negocio, distintos clientes para los cuales hacer la apertura. Así que lo primero que os digo, una de las cosas básicas que he aprendido en este tiempo es que no se puede abrir sin un plan.  

Venimos de los capítulos anteriores donde hemos hablado de los análisis que hay que hacer para abrir un negocio. Análisis de viabilidad y análisis de la inversión. Ahora vamos a pasar a una siguiente herramienta que es clave para ayudarnos a hacer un plan. Y el plan se hace con un cronograma. Un cronograma que nos va a ayudar a la parte del plan de tiempos y de que no se nos olvide nada. Y ahora vamos a ver cómo se hace. Y después una planificación de tesorería que también tiene mucho que ver con el concepto tiempo, porque la tesorería al final caso, al fin y al cabo, y su planificación tiene que ver con cuándo va a entrar el dinero y cuándo tiene que salir el dinero, de dónde va a entrar el dinero y hacia dónde va a salir el dinero.  

Por lo tanto, necesitamos un plan doble. Un plan, un gran plan dividido en dos partes fundamentales: la parte operativa y la parte de tesorería y de inversión. Dos herramientas totalmente complementarias y necesaria a la hora de afrontar una apertura. El proceso de apertura empieza mucho antes de firmar el local. Este es un error que se suele cometer en hostelería, que es primero la calma. La calma. Se busca local, se firma el local y en ese momento todo son alegrías y vamos a ver el local…Y bueno, si no empezamos esta semana, empezamos la semana que viene. Y uno de los grandes errores que se cometen en los restaurantes es abrir tarde. Que se prolongue eternamente la apertura del local tan eternamente que se empiece a pagar ya alquiler. No olvidemos que una de las claves es negociar la carencia en el pago de alquiler. Por lo tanto, si nos vamos retrasando y vamos acumulando retraso poco a poco y no tenemos una mano de hierro, no tenemos una guía temporal a la que ceñirnos… Al final empezaremos a pagar alquiler antes de abril. ¿Y ese dinero? Ese dinero es dinero totalmente tirado a la basura.  

Así que, si estás en la fase de querer abrir otro local o el primero, inmediatamente lo primero que tienes que hacer es tener un equipo. No vale elegir el local y a partir de ahí activarse. Hay que ir ya activado a priori. ¿A qué me refiero con un equipo? Arquitecto. Equipo de interiorismo. Persona responsable de licencia o empresa, arquitectura e ingeniería. Muy importante esto. Y abogado. El abogado. Esas cuatro patas son indispensables para empezar a pensar en desarrollar un proyecto de hostelería. Y tienen que estar activas ya antes de firmar el contrato. ¿Por qué? Porque el abogado tiene que revisar el propio contrato, precontrato, contratos de arras, lo que sea necesario, avales, cláusulas… Un abogado ya tiene que estar en equipo desde antes de empezar a pensar en abrir algo. Una persona responsable del tema de arquitectura, reforma y obra que vaya viendo los locales contigo. Y una persona de licencias que analice la realidad urbanística del local que estáis viendo. Muchísimos errores he visto muchísimos proyectos, se han ido totalmente al garete y muchísimos patrimonios personales se han perdido por no analizar bien la licencia de un local y quedarse con un local que después no vale para la actividad. O no vale por tema de comunidad de vecinos o no vale por temas de zonas de protección especial acústica para desarrollar la actividad y esa inversión se queda reducida a cero.  

Ya nos ha quedado claro el equipo. Ya sabemos con quién tenemos que contar a la hora de plantearnos abrir un local, primera herramienta. Porque a ese equipo hay que coordinarlo importantísimo, básico. Coordinar a ese equipo. ¿Cómo se coordina? Yo uso una herramienta que le llamo cronograma. Se le puede llamar retrotiming o se le puede llamar timeline. Bueno, el caso, es una herramienta en la que hay que distinguir las distintas áreas que intervienen en la apertura de un restaurante. Que para que lo vea, para que lo imaginé visualmente serían como las columnas y en horizontal, una línea temporal. Una línea temporal que para mí empieza antes de firmar. Después llega el momento de la firma y a partir de ahí hay que ir descontando días. A 90 días de la apertura, a 75 días de la apertura a 60 y así paulatinamente. ¿Qué vamos a marcar? Las tareas de cada área que tienen que estar hechas en ese momento. Por ejemplo, a 60 días de la apertura tiene que estar claro ya cuál va a ser la forma de obtención del dinero de la inversión. Por poner un ejemplo, pues ya está. Y así se van haciendo todos. Todo lo que tiene que ver con las tareas de la apertura. Os lo digo, yo empezaría por antes de firmar, una vez firmado, 90 días, 75, 60, 45… de 15 en 15 días. Hasta que ya llega una o una línea roja que es a un mes, a dos semanas, última semana, semana de prueba. Esa semana para mí es importantísima la semana de prueba. Apertura. Inauguración, que para mí son dos momentos distintos. La apertura es cuando empieza a rodar ya el local y la inauguración no tiene por qué ser coincidente con la apertura. Puede ser después tranquilamente cuando ya está todo rodado. Aperturas es como no se lo cuento a nadie. Inauguración es cuando en redes y públicamente ya se sabe que el restaurante está rodado y abierto. La gente ya tiene un incentivo para venir. La apertura es el que pase, que pase, pero aquí estamos rodando. Y después avanza ese cronograma hacia primer mes de funcionamiento, segundo mes, tercer mes, seis meses abierto y un año.  

Ya hemos definido la parte horizontal, que son los hitos temporales. Vamos a hablar ahora de la parte de las columnas, de la parte vertical. ¿Qué columnas? ¿Qué áreas son las importantes? Área financiera. Segunda, local y obra. Tercera trámites. Así en general, burocracia, para que me entendáis. Cuarta, personal importantísimo. Quinta, experiencia del cliente. Ahora os cuento qué meto en esta quinta columna. Sexta, decoración. Séptima, redes sociales y comunicación. Octava, organización. Y por último una última columna, que es la de materia prima y procesos internos. El objetivo del capítulo es contar qué meto yo en cada una de esas columnas. En general, no hay tiempo para ir detallando uno por uno lo que hay que hacer a seis semanas de la apertura en la parte de compras y materia prima y proceso interno.  

Pero para que lo entendamos, en la parte financiera es la primera. Plan de negocio, por supuesto. Estimaciones de necesidad de tesorería, búsqueda de opciones de financiación a 75 días antes de abrir, cashflow hasta seis meses después de la apertura. Todo esto tiene que estar hecho al principio. Por ejemplo, aun mes antes de abrir, ¿qué tiene que estar hecho ya? Definir la forma de pago a los proveedores de comida y de bebida. Eso tiene que estar, decidido un mes antes para que no nos pille el toro. Y dos semanas antes, por ejemplo, pedir los datáfonos del restaurante. Fijaos que son pequeños detalles, que vamos de lo grande que es el plan de negocio, hasta lo pequeño que es que no se te olvide pedir los datáfonos. Y, de hecho, en la semana de prueba uno de los una de las tareas es cambiar efectivo. Comprobar los sistemas de cobro. El alta en determinadas tarjetas de crédito o los sistemas de ticket restaurante y todo eso. Todo eso hay que tener en cuenta en la apertura.  

Tema de local y de obra. Por ejemplo, antiincendios, cuando hay que hacer la prueba y hay que instalar los extintores. Por ejemplo, cuando se empieza a encargar la maquinaria, cuando se diseñan los flujos de trabajo en el restaurante. Que eso es lo ideal, que sea justo al momento de firmar. Cuándo se hace la limpieza de obra, cuándo se instala la alarma, la cámara de seguridad, cuándo se decide dónde poner los puntos de datos para las impresoras de cocina, de sala y de barra. Todo eso tiene que estar pensado para meterlo en un timing, en un cronograma. En cuanto a trámites, constitución de la sociedad, inscripción en el Registro Mercantil. El seguro, importantísimo. Elegir la mutua de trabajo, el alta de la Seguridad Social de los dos primeros, Jefe de cocina y Jefe de sala. Pedir las hojas de reclamaciones, por ejemplo, también es un trámite que hay que hacer. O incluso el código de cuenta de cotización en la inscripción. Todo eso forma parte de esta columna de trámites y hay que acoplarlo en un momento determinado.  

En cuanto a personal. Cuándo se definen los horarios, los perfiles de trabajo, que es como un mes antes de abrir. Un mes antes de abrir tenemos que saber qué tipo de profesional va a trabajar en nuestro restaurante y que características necesitamos. Más adelante determinación, lo que he dicho, de los perfiles de sueldos y de tipos de contrato importantísimo. ¿Cómo vamos a empezar un proceso de selección si no tenemos los horarios hechos, si no sabemos el organigrama claro, si no sabemos qué perfiles necesitamos y no sabemos qué le vamos a ofrecer de sueldo y de tipo de contrato a esos empleados? Cuándo se hace el briefing general de apertura con todo el equipo, cuándo el equipo prueba la carta, cuándo hace una cata de vinos para probar que vamos a tener de vino o por ejemplo de cerveza, si la oferta es amplia en cerveza, qué se le va a ofrecer al cliente.  

En cuanto a la experiencia del cliente. Pues aquí marco ideas, conceptos, cosas que nos van a ayudar para definir la experiencia del cliente. Por ejemplo, visitar a lugares tendencia y que pueden ser competidores. Con mis clientes, con mis socios. Creo que hay que hacer eso, crear un portfolio de agencias de branding y de comunicación y reunirse con cada una de ellas. Importantísimo. A partir de ahí, en cuanto a la experiencia del cliente, define el horario y servicio de apertura. Un brainstorming con el equipo directivo. Traer clientes potenciales. Hablar. Cuando quedan 75 días más o menos decisión del nombre. Registro del dominio web. Parece una tontería, pero es una cosa básica. Registro también de redes sociales, de los perfiles. Guardar ese nombre en el perfil es ese nombre de perfil en redes sociales para que no me lo quite nadie. La imagen gráfica de la marca. La paleta de colores. Dos meses antes tenemos que tener storytelling ya. Tenemos que tener una maqueta, una landing page de la maqueta de la página web para que ya se sepa qué va a pasar, cuando, cuándo, cuando el cliente que empieza a oír a hablar de nuestro restaurante aterriza en nuestro restaurante. Cuándo hay que acabar el equipo. El trabajo de branding. Cuándo se encargan los trabajos de imprenta y de producción. Todo eso evidentemente consensuado con todo el equipo. Lo que yo digo aquí de tiempo no va a misa, no está, no está escrito en piedra. Depende de qué modelo de negocio y el equipo en el que te mueves, con el que os movéis, qué tiempos maneja.  

Pero os recuerdo lo importante de tenerlo todo por escrito y que haya una persona que coordine todo esto que estamos hablando. Nos queda decoración, nos queda comunicación y redes sociales. Nos queda organización, nos queda materia prima y compras. Decoración, igual. Portfolio de decoradores, Reuniones con decoradores, negociación de presupuesto, selección y firma del proceso de decoración. Un render en 3D del proyecto cuando quedan 75 días para abrir, documentos de inspiración, los mood boards donde vamos a ver que cómo va a respirar, cómo se va a tocar el restaurante. El encargo de los primeros materiales, cuándo se empieza a elegir el mobiliario, cuándo se empiezan a elegir los elementos decorativos que no son básicos para el restaurante. Todo eso en la parte de decoración, importantísima.  

En la parte de comunicación y redes. Si vamos a trabajar con una agencia, tenemos que empezar prácticamente dos meses antes de abrir para generar expectación. ¿Cómo se negocia? ¿Cuándo se selecciona? ¿Cuándo se firma? Elegir en qué redes sociales vamos a trabajar. Rastrear si vamos a trabajar con algún influencer. Rastrear el mercado hasta a nuestro público objetivo. Crear los perfiles, como hemos dicho antes, generar expectación. Fotos y vídeos de todo lo que pasa en ese camino que el cliente también quiere ver cómo sucede todo. ¿Cómo va a ser el flujo de trabajo en cuanto a redes sociales? Si vamos a trabajar con una agencia. ¿Cómo se va a transmitir? Todo el soporte audiovisual, desde el restaurante hasta la agencia, como se va a publicar o si va a ser interno. ¿cuál va a ser la planificación de publicación? ¿cuándo se publica y qué se publica? Evidentemente todo lo que se publica en redes tiene que tener un sentido y un sentido marcado por un camino, por un calendario y por un concepto.  

La organización. Pues a mí me gusta hablar ahí de todo lo que va a ser la organización de flujos de trabajo. ¿Qué software de gestión vamos a tener en el restaurante? ¿Qué equipos informáticos vamos a necesitar? Monitores en cocina, tablets y TPV. ¿Qué se va a necesitar y dónde se va a colocar cada cosa? El flujo de documentación con la gestoría, ¿cómo va a ser? Ay, amigos, todo el tema de administración hay que decidirlo aquí. Albaranes, facturas, relación con los proveedores, todo eso hay que decidirlo aquí. Incluso cómo se va a dar de alta o de baja a un empleado. Hay que decidirlo ya, un mes antes. Es el mejor momento, ahora estamos tranquilos. Tenemos mucho tiempo. Cuando estamos en una obra tenemos mucho tiempo para hacer cosas. No podemos estar solamente con la cabeza centrada en la obra, la obra, la obra, porque después abre el restaurante y no tenemos nada hecho.  

Por último, la parte de compra, materia prima y procesos. ¿Cuándo se incorpora el equipo de cocina y sala, sobre todo el jefe de cocina y el jefe de sala? ¿Cuándo se hace un esbozo de la oferta gastronómica, cuándo se eligen los proveedores, se filtran y se negocian los proveedores? ¿Cuándo se piden tarifas? ¿Cuándo se cita con ellos? ¿Cuándo se prueban muestras? Todo eso hay que decidirlo. Que esto sería más o menos un mes y medio antes de abrir, para que os hagáis una idea. Un pequeño esbozo, un boceto de los escandallos para saber por dónde van a ir los precios. Aquí estaríamos hablando de un mes antes de abrir. Primeras pruebas de carta. Marcar un objetivo que a tres semanas de abrir tiene que estar decidida, definida, escandalizada y con precios puestos el 50% de la carta, como mínimo. Yo me iría casi a un 75. Después el pricing de toda la carta, es decir, carta de comida, de bebida, de todo lo que se va a comprar, perdón, a vender en el restaurante, empezar a hacer prueba de maridaje con los vinos y con la cerveza, probar toda la carta con el equipo y con el equipo de comunicación también. La gente que vaya a trabajar si es externa también tiene que probar la carta. Por supuesto. Empezar con la valoración del inventario inicial, hacer la hoja de la herramienta, hoja de pedido, hoja de cierre de caja, hoja de mermas. Todo eso tiene que estar hecho semanas antes de abrir el restaurante. Cuando ya estemos abiertos, actualización de escandallos, fichas técnicas definitivas, documentación de procesos de personal en cocina, en sala, procesos. Y vamos actualizando, actualizando, cambiando carta, retocando hasta definir ya totalmente la oferta gastronómica seis meses después de abrir el restaurante, no sólo a nivel de lo que percibe el cliente, sino a nivel de procesos internos.  

Por último, la segunda herramienta el plan de inversión y de Tesorería. Necesitamos saber de cuánto dinero disponemos y cuánto va a salir. Al final, eso es un tetris. Un tetris en el que hay que colocar todos los ingresos, es decir de dónde va a venir el dinero y todos los gastos, a dónde va a salir, durante los meses previos a la apertura y los tres meses después de abrir. ¿De dónde viene el dinero? Financiación. Socios. Rápeles. Acuerdos con proveedores y recursos propios. Cuando va a entrar ese dinero y después, en la parte de gastos, cuando va a salir. Cuando se va a hacer el primer pago de la obra, cuándo se va a hacer el segundo. La certificación. Decoración. Mobiliario. Avales. Fianza. Todo eso colocándolo dentro de la estructura general de la inversión y del timing de la inversión. Importantísimo. Muchísimos restaurantes hoy en día nacen con un déficit importantísimo de dinero, debiendo dinero a mucha gente, debiendo dinero al que le ha montado la cocina, debiendo dinero al que le ha hecho la obra, debiendo dinero al del mobiliario y eso es muy complicado de remontar.  

Ciñámonos, por favor, al presupuesto original y en ese presupuesto incluyamos un fondo de maniobra, es decir, un colchón. No podemos exigir al restaurante funcionar a todo gas desde el primer momento, porque necesitamos ese dinero para pagar las cosas previas a la apertura. Estamos exigiéndole demasiado. El niño no va a salir corriendo después de acabar de nacer. No va a empezar a correr los 100 metros lisos en nueve segundos. Es imposible. No se le puede pedir ya esa madurez. A un proyecto que acaba de nacer, para ir concluyendo ya este capítulo, un poquito más largo de lo normal, pero quería que os quedara claro todo lo que tiene que tener un cronograma y todas las áreas que influyen en la apertura para que después no se os olvide nada.  

Os planteó los retos. Primer reto. Planifica tu próxima apertura con un cronograma, fechas, acciones y responsables de cada acción importantísimo. Segundo, comienza desde ya a buscar el equipo que te va a acompañar en este proceso antes incluso de firmar el local. Y las dos últimas cosas que consisten en identificar. Identifica de dónde vas a sacar el dinero. Desde antes de abrir no te vayas a los escenarios más optimistas. Sé prudente. Tanto en la parte de cuánto dinero puedes destinar a la inversión en conseguir para la inversión, como en la parte de cómo va a empezar el restaurante a nivel de ventas.  

Y, por último, el tiempo. Quien le va a dedicar el tiempo al restaurante, a la apertura, al proceso de apertura. Quien va a dirigir ese proceso y que tiempo se le va a dedicar, sobre todo esto para lo que para los que tienen más de un restaurante ya abierto que necesita tener una inversión en tiempo para ese nuevo proyecto.  

Terminamos aquí este capítulo 21 del podcast Al pie de la barra, Rentabiliar. Muchísima suerte en los procesos de abrir restaurantes. Vuestra valentía se lo merece.