Comparativa de gestores de reservas online

23 Dec 20 - 00:00

Cómo elegir el mejor gestor de reservas online para tu bar o restaurante

Todos los sistemas de reservas tienen pros y contras, en este artículo los analizamos

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Contar con un sistema de reservas digitalizado que tramite las peticiones de los clientes 24/7 es un servicio imprescindible para aquellos locales que busquen optimizar sus mesas y automatizar parte del servicio con el objetivo de maximizar beneficios gracias al llenado de la sala.


Según los últimos datos publicados por Cover Manager y El Tenedor, las reservas online han aumentado de forma notable en los últimos años hasta el punto de convertirse en un aliado de importancia para los locales. Pero, ¿hay algún gestor de reservas mejor que otro?





Las diferentes plataformas han sido ordenadas de mayor a menor número de prestaciones, sin que su orden en la tabla indique la calidad de las mismas (en las que existe un considerable abanico de opciones). Además, con el objetivo de poder comparar funcionalidades se han tomado, para aquellas plataformas que presentan paquetización y diferentes tarifas, la que más herramientas tiene.


Este análisis se ha realizado tomando como base la información disponible en las respectivas webs, por lo que un campo sin completar no tiene por qué significar que el sistema de reservas no presta el servicio. Simplemente que no aparece catalogado. Para facilitar la lectura y la comparación, se resalta en negrita los puntos en los que un determinado servicio destaca frente al resto.


Elegir un sistema de reservas buscando compatibilidad


Así, podemos ver que uno de los puntos más relevantes de muchos sistemas de reservas es la integración con plataformas ajenas. En ocasiones los restaurantes y otros locales de restauración tienen un nicho tan específico que es muy fácil caracterizar al cliente tipo e invertir en una plataforma concreta a la hora de colocar el ‘gancho’ del sistema de reservas.


Pongamos por ejemplo que el grueso de nuestra clientela viene de plataformas muy utilizadas como TripAdvisor, Booking o Atrápalo. En este caso es importante considerar la posibilidad de contratar El Tenedor Manager, OpenTable o Table Booking, respectivamente, ya que se centran precisamente en la plataforma más usada por nuestros clientes.


Aunque en la mayoría de los casos primará la compatibilidad con el mayor número de sistemas posibles. En este caso el sistema más completo es Cover Manager, que cuenta con la lista más amplia de compatibilidades.


Plano de la sala y email marketing, eludibles


Uno de los puntos clave de la comparación es determinar qué factores se pueden pasar por alto porque resultan irrelevantes a la hora de valorar servicios. Son el caso del plano de sala y la posibilidad de enviar campañas de email marketing, que están disponibles en todos los servicios analizados (y en la mayoría de servicios de reservas comerciales). Las ligeras diferencias entre nivel de gráficos o usabilidad apenas son relevantes una vez aprendido a usarlas.


Digitalización de negocio, ¿a través del libro de reservas?


Algunos de los sistemas de reservas analizados son particularmente potentes a la hora de digitalizar el negocio. Así, tanto Cover Manager como ElTenedor Manager tienen una base de datos fantástica que nos ayuda a gestionar no solo las reservas web/app, también dan la posibilidad de añadir sobre su sistema las reservas telefónicas o presenciales.


Prácticamente todos los sistemas de reserva permiten esta funcionalidad, pero no todas lo hacen con la misma calidad o bajo las mismas condiciones. Con respecto al CRM (fichas de clientes) destacan tanto Restoo como Cover Manager. En ambos sistemas la propiedad de la base de datos de clientes pertenecen al restaurante y no de la plataforma.


Facilitar la anulación de reserva y evitar ‘no-shows’


Una de las herramientas fundamentales para los sistemas de reserva es la facilitar la experiencia de usuario permitiendo, entre otras acciones, la cancelación de la mesa durante cierta ventana temporal; así como la de evitar el no-show. Para ello son relevantes dos funciones:


  1. La posibilidad de que el cliente disponga de una forma sencilla de cancelación, como una URL en el SMS o email, o un teléfono.
  2. La posibilidad de que el local informe al sistema de reservas de que el cliente no se ha presentado, con el fin de evitarlo en el futuro.


Una de las herramientas que destaca al respecto es una particularidad de Cover Manager, que permite al restaurante percatarse de si el cliente ha realizado más reservas en la misma franja horaria. Además, esta herramienta permite las ‘colas virtuales’, una lista de espera que avanza si alguien cancela su reserva que, además de dar la oportunidad de asistir a otro cliente, ayuda a rellenar el hueco que deja el que cancela.



Fidelizar al cliente, ¿a través de la plataforma?


Del análisis de servicios de reservas, solo dos sistemas centraban sus servicios en la fidelización explícita del cliente. El Tenedor Manager lo hace a través de un sistema de puntos mediante los cuales el cliente obtiene descuentos futuros, y Restoo tiene una herramienta para configurar campañas de fidelización basadas en los datos previos (CRM), de forma personalizada.


Sin embargo, existen más formas de fidelizar clientes fuera de las plataformas, tal y como explicábamos a través de videopíldora meses atrás. Incluso cabe la posibilidad de aplicar herramientas de neuromarketing en local con el objetivo de hacer más cómoda la estancia.


La información es poder


Una última funcionalidad analizada en los sistemas de reserva ha sido la posibilidad de recibir informes mensuales integrados. Prácticamente todas las plataformas incluyen este punto, que es más importante de lo que parece. Estos informes son el feedback o información de retorno que ayudará a tomar decisiones futuras sobre la estrategia del local.


Saber qué red social atrae más clientes, cuál es el ticket medio por día o entender cuales son los meses más interesantes del año para nuestro local son algunas de las posibilidades de estos informes. Y lo cierto es que encontramos un gran abanico de formatos, ya que cada plataforma emite unos datos concretos.


Quizá la más interesante sea Cover Manager, por señalar la predisposición del equipo de trabajo que hay detrás por configurar las features demandadas por los locales con el objetivo de hacerles la vida más fácil. Mahou-San Miguel colabora con Cover Manager, y los clientes de MSM podrán beneficiarse de ofertas en las cuotas de este sistema de reserva online.



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