Aprende cómo organizar una fiesta de fin de año

La Navidad es una época fundamental para las cuentas de la hostelería. Pero, con las cenas y comidas grupales en las semanas previas al 24 de diciembre y con la creciente tendencia a celebrar fuera de casa fechas como el día de Navidad puede caer en el olvido el preparar con antelación otra fecha esencial: la Nochevieja. 

Más informal, pero no por ello menos importante, la última (y primera) noche del año es una jornada de fiesta obligada: consumidores de todos los grupos de edad salen de casa a sus locales favoritos para entrar con buen pie en el nuevo año. La receta para una Nochevieja inolvidable -y no para olvidar-, tanto para hosteleros como para clientes, pasa por una buena planificación, gestión de los imprevistos y atención al detalle.

Organización y toma de decisiones

Este consejo es útil para preparar la Nochevieja y cualquier fecha señalada: la planificación y buena organización de un evento, cena o comida será la clave de su éxito.

En esta ocasión, la lista de tareas inicial deberá incluir: decidir (según las características y servicios habituales de tu local) si la fiesta de Nochevieja incluye cena o comienza tras las uvas; apostar por venta previa de entradas (en formato de cotillón clásico) o por aforo abierto, e informar a los clientes; organizar al equipo, para que no falten manos en una noche como esta; y diseñar un timing o calendario de ejecución de las tareas más pequeñas, como la decoración, para no dejar nada al azar. 

En el caso de un bar, aunque quizá el mayor volumen de clientes se concentre en los momentos previos a la cena de Nochevieja, la planificación también es importante. Contar con más equipo para las horas punta, ofrecer un pequeño aperitivo a los asistentes en ese tiempo o, incluso, brindar por el próximo año a las 21 o 21.30 son algunos detalles que pueden hacer de las cañas previas a la cena un momento especial. 

Porque esa es una costumbre muy arraigada entre grupos de amigos y familiares: antes de cenar y tomar las uvas, muchos se reúnen en su bar de siempre para pasar juntos la última tarde del año. Acompañarlos en ese rato, haciéndoles más placentera la experiencia, es una manera de afianzar el vínculo de los clientes con el local. ¿Cómo? Sirviendo unas tapas especiales, obsequiándoles con unas cervezas por cortesía de la casa… son gestos que agradecerán enormemente.

El plan de cañas entre amigos antes de una celebración familiar importante es extensible a todas las citas clave navideñas. Por eso, los consejos de planificación, organización y pequeños detalles con la clientela son aplicables también a la tarde de Nochebuena, el día de Navidad y el de Año Nuevo. Los aperitivos matutinos y vespertinos en las fechas navideñas son, además de planes extendidos, fundamentales para dar una alegría a las cajas de los bares en el último trimestre del año.

Sea cual sea la personalidad del local, el siguiente paso será aterrizar cada uno de esos puntos esenciales.

Un menú para despedir un año y saludar a otro nuevo 

Los clientes querrán saberlo antes de realizar una reserva, y los hosteleros necesitarán conocerlo para adquirir las materias primas y preparar las elaboraciones necesarias. El menú de Nochevieja, si tu local incluye restauración, será la pieza clave del primer tramo de la noche. Y todas las partes implicadas agradecerán:

· Que sea rico, sabroso y original, pero siempre preservando la esencia y personalidad del local. Un punto a favor de la Nochevieja es que, por su carácter informal, permite incluir en el menú platos más desenfadados.

· Que sea sencillo de preparar y emplatar en cocina, para que el servicio sea más ágil. 

· Que no sea pesado, para que los asistentes puedan disfrutar de la noche más allá de la comida.

· Que incluya opciones vegetarias y veganas y alternativas para personas celiacas.

· Que se acompañe de sugerencias de maridaje para todos los gustos, también con cerveza y con opciones sin alcohol.

Otro detalle a tener en cuenta es el tiempo de servicio: para que los comensales no lleguen al momento de tomar las uvas con el postre aún sin terminar, lo idóneo será comenzar a servir los entrantes en torno a las 21.30 o 22.00.

En el caso de un bar, si se piensa servir un aperitivo en la tarde, lo idóneo será apostar por una elaboración sencilla, nada pesada, para que los asistentes no se queden saciados antes de cenar. Unas gildas, unos canapés fríos o unos hojaldres ligeros pueden ser una buena opción. Si quedan dudas, apostar por aquellos que mariden con cerveza será caballo ganador: el complemento perfecto para la última tarde de cañas con amigos del año.

Las uvas y el primer brindis del año 

Tanto si se ofrece una cena como si el local abre antes de la medianoche, para los clientes que decidan tomar las uvas fuera de casa, las 12 campanadas serán otro de los momentos álgidos de la noche.

Comprobar la conexión y buena señal de la televisión para evitar imprevistos técnicos de última hora, contar con uvas de más (puede sumarse algún invitado de manera inesperada) y alternativas para los alérgicos a la fructosa o los niños y ofrecer a tus clientes un primer brindis del año por cuenta de la casa.

Esos pueden ser algunos de los detalles a contemplar, para que los asistentes comiencen el año con una sonrisa y sensación de satisfacción por el lugar que han elegido para celebrar este momento.

Además, una opción fácil y muy vistosa es instalar un proyector. Con él, los asistentes podrán ver en una gran "pantalla” las campanadas y, durante toda la noche, dará mucho juego: se podrán proyectar desde videoclips hasta fotos de los mejores momentos del año en el local. Además, en adelante será un recurso muy útil para emitir, por ejemplo, partidos de fútbol.

La música, esencial para mantener el ritmo

Fundamental en cualquier fiesta, pero especialmente en Nochevieja, cuando la intención de todos los asistentes es pasarlo en grande y bailar hasta el amanecer. En fechas como Nochevieja, en un mismo local pueden mezclarse distintos tipos de público, por lo que contar con un DJ que conozca a la clientela habitual, pero que sepa mezclar distintos géneros para satisfacer a todos los gustos, será una apuesta ganadora.

¿Es necesario contar con un DJ? Para reducir el presupuesto, puede ser el propio personal del local el que se encargue de poner la música. Eso sí, deberá elaborar una lista de reproducción amplia (con unas seis horas de música que no se repita y que aúne estilos) y estar abierto a las peticiones del público: en esta noche, muchos querrán escuchar su canción favorita.

Si se trata de un local que recibirá a la mayor parte de su clientela antes de la última cena del año, la música también es importante. Quizá menos festiva, pero igualmente alegre, puede contener desde una selección de hits del año hasta clásicos de toda la vida. En este caso, contar con un DJ es más prescindible, bastará con una amplia playlist.

La decoración y los detalles

En Nochevieja, el árbol y las bolas dejan paso a los gorritos plateados y demás decoración diseñada para celebrar la llegada de un nuevo año. Tu local será el escenario de muchas de las fotos de los clientes, que agradecerán que el espacio esté decorado pensando en ellos y, con sus imágenes en las redes sociales, publicitarán el espacio.

Globos dorados o con forma de número del año que comienza, un espacio de photocall con cortinas plateadas como fondo, una cámara instantánea que dispare fotos que los clientes puedan llevarse como recuerdo de la noche, vasos decorados en su exterior con purpurina… Apostar por un estilo definido (ya sean tonos dorados y plateados, o una temática concreta, por ejemplo, mexicana) dará un aire uniforme a la decoración del local. Es

Los clientes, además, agradecerán algún pequeño detalle con ellos, y considerarán volver a celebrar ahí la próxima Nochevieja. Una ligera “recena” -las minihamburguesas o porciones de pizza son un éxito asegurado, como los tacos o los bollitos en pan brioche- o un pequeño pastel para que quienes cumplen años el 31 de diciembre o el 1 de enero soplen las velas son algunas de las opciones.

Estos consejos, aunque tu local no celebre un cotillón, son igualmente aplicables a los momentos previos a la cena. Desde una decoración festiva que anticipe el fin de año hasta unos tentempiés sencillos para amenizar la tarde, este tipo de detalles serán bien recibidos por los clientes.

La fiesta en las redes sociales

El universo 2.0 es un aliado a la hora de organizar y promocionar la Nochevieja en tu local, así como un recurso perfecto para felicitar a tus clientes habituales, sea cual sea el tipo de espacio.  Un evento en Facebook puede ayudar a estimar el número de asistentes (si es de entrada libre y no con cotillón); y las publicaciones en Instagram, tanto en stories como en el feed, colaborarán en la difusión de la fiesta.

Esa misma noche es una oportunidad de oro para ganar visibilidad online entre la clientela. Si se opta por diseñar un pequeño photocall (o grande, según las dimensiones del local), el nombre del espacio en redes sociales puede aparecer en el fondo.

También, si el presupuesto lo permite, se puede contar con un fotógrafo profesional para que inmortalice la noche. Después, las imágenes se comparten en los perfiles del bar o restaurante y los clientes pueden recordar cómo disfrutaron y empezaron con sus amigos o familiares el nuevo año en ese local.

Y, en medio de todos los preparativos, el respeto a las ordenanzas municipales también debe estar en la lista de tareas. Comprobar si se necesita algún permiso especial para esta noche, estar al tanto de los horarios y decibelios permitidos… Son cuestiones fundamentales para comenzar el año hostelero según dicte la norma municipal.