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Cómo coordinar a tu equipo en Navidad para dar un servicio perfecto

Operaciones

21-12-2021

Coordinar el equipo de trabajo en Navidad supone todo un reto. Te damos pistas sobre cómo organizarte

Las Navidades son un test de estrés para tu local. Estas fechas, caracterizadas por una enorme carga de trabajo, son complicadas. ¿Sabes cómo coordinar a tu equipo para dar un servicio perfecto en una Nochebuena familiar? ¿Sabes cómo actuar ante una reunión de amigos?

 

La clave: coordinación de equipo

 

Estos eventos suponen una prueba de fuego para el equipo de trabajo, que ha de funcionar como un reloj. Pero, ¿qué hay que tener en cuenta? Tanto en cocina como en sala:

  1. Todos han de conocer su rol al detalle para interpretarlo con la mayor profesionalidad posible y que no se solapen, teniendo claras las funciones.
  2. Tanto el espacio en cocina como en sala ha de ser delimitado. Quién está en qué lugar es clave para un buen servicio, y para no pisarse entre compañeros o, peor, dejar un espacio sin atender.
  3. Además, es importante determinar jerarquías. ¿Quién manda y en qué momento? En equipos de trabajo grandes estas suelen estar claras, no obstante, puede no ser así en cocinas más pequeñas.
  4. De todas estas tareas se deriva la importancia de la comunicación. Hay que establecer un flujo de diálogo claro y constante. Antes de empezar un servicio todo el mundo debe saber cuál es su trabajo, pero también es importante dejar un espacio (incluso físico) para la comunicación con el objetivo de reaccionar ante imprevistos en mitad de un turno.

 

Planificación mediante cronograma (horario)

 

Cenas como la de Nochebuena o Nochevieja son particularmente intensas. Para esta última, por ejemplo, hará falta paquetizar uvas en envoltorios con 12 unidades. Determinar quién se encarga y en qué momento lo hará es imprescindible, así como decidir en qué momento se sirven, con qué antelación según el número de mesas, comensales… Y es que los roles y funciones van más allá de quién se responsabilizará de servir qué mesas. Para eso se usa un cronograma.

 

Este elemento no es más que un horario al detalle que determina quién se encarga de qué y cuándo. Básicamente, se trata de un sistema en el que se reflejan tareas y sus adjudicatarios. Para construir uno solo hay que escribir en fragmentos de papel las tareas, pegarlas en un corcho, y escribir los nombres de las personas responsables de las mismas. Parece fácil, pero pensar en la división del trabajo puede conllevar más tiempo del que parece. Si hay alguna duda entre las asignaciones, de nuevo es clave la comunicación para que todo esté claro. Pero ante todo, esta planificación es necesaria.

Un cronograma es un horario al detalle que determina quién se encarga de qué y cuándo. Un sistema en el que se reflejan tareas y sus adjudicatarios. 

 

 

Preparar la plantilla para…

No todos los eventos son iguales. Comidas familiares, cenas de empresa o celebraciones con amigos tienen dinámicas diferentes y específicas.

 

  • 1. Eventos familiares

    Dada la proximidad de lazos afectivos, es normal ver clientes levantados de sus sillas, cambiados de sitio en los postres, o incluso niños jugando fuera de las mesas. Es por ello que conviene ser paciente en sala y darles cierto margen.

    También ayuda ser capaces de colocar a los más pequeños en aquellas mesas donde, levantándose, no molesten a otros comensales. El reparto en sala es muy importante.

    También es relevante, de cara de nuevo a los niños, el preguntar a los padres si elegirán la comida ellos mismos, o por qué modalidad de menú van a optar. Dar la oportunidad de calentar biberones o flexibilizar la carta para los más pequeños son opciones interesantes, y se entienden como una muestra de proximidad.

  • 2. Cenas de empresa

    Este tipo de citas exige una aproximación más formal porque las relaciones sociales entre asistentes son laborales. Esto marca el carácter de la atención a las formas y al protocolo.

    En estos eventos es clave saber de antemano si habrá sillas adjudicadas o si, por el contrario, el asiento es libre, por departamentos, etc. Y también habrá que tener en cuenta el timing debido a la cantidad de platos que hay que preparar y servir en pequeñas franjas de tiempo para que todos los comensales sean atendidos a la vez o, en caso de no ser posible, con poca espera entre mesas.

    Se recomienda, como medida para ganar en coordinación, preparar los centros de mesa por adelantado, de forma que incluso cuando la cocina funcione a pleno rendimiento y haya ligeros retrasos, los comensales tengan qué picar.

    Además, un modo de organizar la recepción de los clientes puede incluir el ofrecer la posibilidad de consumo en barra (si las medidas sanitarias lo permiten) antes de ir a la mesa. Muchos trabajadores agradecerán este detalle mientras vienen sus compañeros, para no estar sentados solos durante la espera. El trato ha de ser perfecto. El cliente ha de sentirse cuidado.

  • 3. Reuniones anuales de amigos

    También son frecuentes en Navidad los encuentros de amigos, a menudo en comidas y cenas pero también quedadas por las tardes y, a veces, algunas mañanas.

    Resulta conveniente para los locales dar la oportunidad a estos grupos para organizar citas fuera del horario de comida y cena, y así evitar el estrés de la cocina y, además, aumentar la ocupación del local a lo largo del día.

    Aunque no tenga la trascendencia familiar o la formalidad empresarial, en estas reuniones el servicio también ha de estar bien planificado. Esto puede incluir el abrir la zona de reservado o la personalización de menús.

    Las reuniones de amigos son un espacio ideal para dar un servicio único y exclusivo que ha de presentarse profesionalmente como tal.

 

 

Las Navidades son una auténtica prueba y un hito cada año para la restauración. ¿Está tu local preparado?

Hay que establecer un flujo de diálogo claro y constante. Antes de empezar un servicio todo el mundo debe saber cuál es su trabajo.

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